AGB zum Ringversuch
Teilnahmebedingungen/ AGB zum Ringversuch
Anwendungsbereich
Die nachfolgenden Teilnahmebedingungen gelten zwischen dem Zentrallaboratorium Deutscher Apotheker GmbH (nachfolgend ZL) und den an Ringversuchen und Webseminaren des ZL teilnehmenden Apotheker:innen.
Ankündigung
Die Ankündigung der Ringversuche und Webseminare erfolgt auf der Homepage des ZL (www.zentrallabor.com), in der pharmazeutischen Fachpresse, sowie durch die Rundschreiben der Apothekerkammern. Liegt eine Zustimmung seitens der teilnehmenden Apotheker:innen vor, erhalten diese außerdem Informationen per Newsletter auf digitalem Wege.
Darüber hinaus sind Informationen Ihrer zuständigen Apothekerkammer, beispielweise über gesonderte Leistungen zu den Ringversuchen, zu beachten.
Online-Benutzerkonto/Registrierung
Apotheker:innen, die am Ringversuch teilnehmen möchten, müssen ein Online-Benutzerkonto eröffnen. Zur Erstellung des Kontos müssen sich die Apotheker:innen registrieren. Dies erfolgt auf der ZL-Homepage durch Drücken des Buttons „Login für Apotheken“ mit anschließender Weiterleitung in den Ringversuchs-Bereich. Dort drücken Sie den Button „Registrieren“. Mit Erstellung des Online- Benutzerkontos erhalten die Apotheker:innen ein digitales Postfach, in das seitens des ZL Unterlagen oder wichtige Informationen zu den Ringversuchen eingestellt werden.
Mit Abschluss der Erstellung des Benutzerkontos erklären sich die Apotheker:innen einverstanden, dass die schriftliche Korrespondenz zwischen dem ZL und den Apotheker:innen über das elektronische Postfach erfolgt. Das Einstellen einer Nachricht bis 16:00 Uhr in das elektronische Postfach gilt der anderen Seite am Tag der Einstellung als zugegangen; bei Einstellen einer Nachricht nach 16:00 Uhr gilt diese am Folgetag als zugegangen.
Nach Erstellung des Online-Benutzerkontos kann dieses ebenfalls über die Homepage des ZL mithilfe des Buttons „Login für Apotheken“ erreicht werden.
Zum Einloggen dienen die Kundennummer und ein selbst gewähltes Passwort. Falls das Passwort nicht mehr bekannt ist, kann die Funktion „Passwort vergessen“ verwendet werden, um das Passwort zurückzusetzen. Hierbei wird an die beim ZL hinterlegte E-Mail-Adresse eine Nachricht versendet, mit deren Hilfe ein neues selbst gewähltes Passwort festgelegt werden kann.
Sollte sich die E-Mail-Adresse geändert haben oder bestehen Probleme bei der Anmeldung, kann telefonisch oder per E-Mail Kontakt mit dem ZL aufgenommen werden:
E-Mail: ringversuche@zentrallabor.com
Tel.: 06196/937-550
Online-Anmeldung für Ringversuche und Webseminare
Die Anmeldung für die Ringversuche und die Webseminare erfolgt ausschließlich über das Online- Benutzerkonto.Anmeldungen zu den einzelnen Ringversuchen sind bis zum jeweiligen Anmeldeschluss möglich. Die Teilnahme am Ringversuch setzt das Vorliegen eines SEPA-Lastschriftmandats voraus. Die Anmeldung ist mit Abschluss der Anmeldung verbindlich und kostenpflichtig. Die Teilnehmenden erhalten nach Abschluss der Anmeldung eine Anmeldebestätigung per E-Mail über das Benutzerkonto.
Versandmöglichkeit durch unseren Versandpartner (Kurierdienst)
Als Serviceleistung hat das ZL einen Kurierdienst etabliert, der zusätzlich bei der Anmeldung zu einem Ringversuch über das Online-Benutzerkonto gebucht werden kann, um die Probe über Nacht an das ZL einzusenden. Die Zubuchung eines Overnight-Versandes erfolgt unter der Rubrik „aktuelle Teilnahmen“. Hier werden alle Ringversuche angezeigt, bei denen eine Versendung der Probe mit unserem Versandpartner möglich ist. Die Nutzung des Versandservice ist kostenpflichtig. Die Buchung des Kurierdienstes setzt das Vorliegen eines SEPA-Lastschriftmandats voraus und ist mit Abschluss des Buchungsvorgangs kostenpflichtig. Die Buchung des Kurierdienstes wird den Teilnehmenden per E- Mail über das Benutzerkonto bestätigt. Die Kosten werden auch dann fällig, wenn der Kurierdienst gebucht, von den Teilnehmenden aber nicht genutzt wird. Die Rechnungsstellung erfolgt mit der Rechnung zum Ringversuch, etwaige Nachberechnungen beispielsweise für Mehrgewicht oder später getätigte Neubuchungen werden mit der Ergebnismitteilung gestellt.
Mit der Buchung wird automatisch ein zweiteiliger Versandschein generiert. Teil 1 enthält die Anschrift des ZL und die Adresse des Absenders und ist auf der Sendung aufzubringen, Teil 2 enthält die Informationen, die zur Abwicklung des Versandes benötigt werden.
Fristlegungen
Rezeptur-, Spezial- und Kapsel-Ringversuche, Pharmazeutisches Wasser
14 Tage vor der Einstellung der Herstellungsunterlagen (Rezeptur) bzw. der Unterlagen zur Probenahme (Pharmazeutisches Wasser) und der Rechnung in das digitale Postfach wird die Apotheke über den Zeitpunkt der Bereitstellung der Unterlagen und der Rechnung per E-Mail informiert. Innerhalb dieser zweiwöchigen Frist haben die Teilnehmer die Möglichkeit über ihr Online- Benutzerkonto, Änderungen an ihrer Teilnahme vorzunehmen, z.B. optionale Zusatzuntersuchungen hinzu zubuchen.
Mit der Einstellung der Unterlagen und der Rechnung ins digitale Postfach zum vorgesehenen Zeitpunkt erhalten die Teilnehmer:innen eine Benachrichtigung per E-Mail, dass die Unterlagen zum Download bereitstehen. Die Rechnung wird 14 Tage nach Erstellung mittels SEPA-Lastschriftmandat eingezogen. Bei Nichteinsendung der Probe/Rezeptur wird der eingezogene Betrag ebenso einbehalten wie der Betrag für den optional gebuchten aber nicht genutzten Kurierdienst.
Die Ergebnisse der Untersuchungen des pharmazeutischen Wassers werden vier Wochen, der Rezeptur-Ringversuche sechs Wochen und der Kapsel-Ringversuche sowie des Spezial-Ringversuchs zwölf Wochen nach Eintreffen der letzten Probe im ZL im digitalen Postfach bereit gestellt.
Hat eine Apotheke das Zertifikat im Rahmen des Ringversuches nicht erhalten, so besteht bei den Rezeptur-Ringversuchen (Rezeptur-, Spezial- und Kapsel-Ringversuch) die Möglichkeit, den Ringversuch durch Einsendung der gleichen Rezeptur einmalig zu wiederholen. Nach der Online- Anmeldung wird die Apotheke, wie bei der Erstteilnahme am Ringversuch,14 Tage im Vorausdarüber informiert, wann die Unterlagen und die Rechnung in ihr digitales Postfach eingestellt werden. Auch hier erfolgt der Einzug der Rechnung mittels SEPA-Lastschriftmandat 14 Tage nach Bereitstellung der Rechnung im digitalen Postfach.
Blut-Ringversuche und Hygienemonitoring
14 Tage vor dem Anmeldeschluss wird die Apotheke per E-Mail informiert, dass Änderungen an der Teilnahme nur bis zum Anmeldeschluss möglich sind und die Rechnung zwei Wochen vor dem vorgesehenen Termin zur Versendung der Kontrollproben (Blut-RV) bzw. Abklatschplatten (Hygienemonitoring) an die Apotheken in das digitale Postfach eingestellt wird. Innerhalb dieser Frist haben die Teilnehmer:innen noch die Möglichkeit, über ihr Online-Benutzerkonto beispielweise Geräteänderungen (Blut-RV) vorzunehmen oder Zusatzuntersuchungen wie Luftkeimsammlung (Hygienemonitoring) hinzu zu buchen. Teilnehmer:innen, die sich innerhalb der letzten zwei Wochen vor Ablauf des Anmeldeschlusses anmelden, werden mit der Anmeldebestätigung darüber informiert, dass die Rechnung 14 Tage vor dem vorgesehenen Termin zur Versendung der Kontrollproben bzw. der Abklatschplatten in das digitale Postfach eingestellt wird.
Mit der Einstellung der Rechnung in das digitale Postfach erhalten die Teilnehmer:innen eine Benachrichtigung per E-Mail, dass die Rechnung zum Download bereit steht. Ab diesem Zeitpunkt sind keinerlei Änderungen mehr an der gebuchten Teilnahme möglich. Die Rechnung wird 14 Tage nach Einstellung in das digitale Postfach mittels SEPA-Lastschriftmandat eingezogen.
Die Ergebnisse werden vier Wochen nach Ablauf der Messwertabgabefrist bzw. nach Eingang der Abklatschplatten im ZL im digitalen Postfach bereitgestellt.
Premium-Teilnahme
Abonnements gehen zum 01.07.2023 automatisch in Premium-Teilnahmen über, sofern ein gültiges SEPA-Lastschrift-Mandat vorliegt, anderenfalls erlöschen die Abonnements zum 01.07.2023.
Die Premium-Teilnahme beinhaltet ein Abonnement für einen oder mehrere Ringversuche. Für Premium-Teilnehmer:innen ist dadurch die regelmäßige Teilnahme an den ausgewählten Ringversuchen inklusive der in den Rezeptur-Ringversuchen optional buchbaren Zusatz- untersuchungen, wie Kennzeichnung und Mikrobiologie, ohne weitere Anmeldung sichergestellt. Premium-Teilnehmer:innen erhalten direkt nach Start des im Abonnement gebuchten Ringversuches automatisch die Benachrichtigung über den genauen Zeitpunkt der Durchführung, im Falle des Rezeptur-Ringversuches z.B. die Herstellungsmitteilung und den Herstellungszeitraum. Dies eröffnet den Premium-Teilnehmer:innen eine höhere Planungssicherheit bezüglich des Zeitpunktes der Durchführung des Ringversuches in der Apotheke schon zu Beginn eines Kalenderjahres. Während des laufenden Kalenderjahres wird die neu abgeschlossene Premium-Teilnahme wie eine Online- Anmeldung gehandhabt.
Alle Premium-Teilnehmer:innen erhalten 14 Tage vor dem geplanten Termin zur Einstellung der Unterlagen in das digitale Postfach über die Bereitstellung der Unterlagen (Rezeptur-RV, Pharmazeutisches Wasser) bzw. über die Versendung der Kontrollproben (Blut-RV) oder die Versendung der Abklatschplatten (Hygienemonitoring) eine E-Mail mit den notwendigen Informationen zum Ablauf.
Als Service erhalten alle Premium-Teilnehmer:innen im Oktober eines Kalenderjahres ein Informationsschreiben mit einer detaillierten Auflistung aller von ihnen aktuell im Abonnement gebuchten Leistungen und dem Zeitpunkt des Starts der jeweiligen Ringversuche im darauffolgenden Jahr.
Die Premium-Teilnahme ist an das Vorliegen eines SEPA-Lastschrift-Mandats gebunden. Die Rechnungsstellung erfolgt für alle im Abonnement gebuchten Ringversuche 14 Tage vor dem angekündigten Datum des Prüfungsbeginns bzw. des Kontrollprobenversandes des jeweiligen Ringversuches. Die Rechnung wird 14 Tage nach Einstellung in das digitale Postfach mittels SEPA- Lastschriftmandat eingezogen. Liegt dem ZL kein Mandat vor, ist eineTeilnahme am Ringversuch nicht möglich.
Proben-Eingang
Nach Eingehen der Proben im ZL erhalten alle Teilnehmer:innen eine E-Mail über den Eingang der Probe im ZL. Gleichzeitig besteht für die Apotheke im Online-Benutzerkonto über die Rubrik„Aktuelle Teilnahmen“ die Möglichkeit den Status der Probe einzusehen, also ob die Probe noch in Bearbeitung ist oder bereits die Freigabe zur Versendung der Ergebnisse erfolgtist.
Ergebnisse und Unterlagen
Die Ergebnisse der Teilnehmer:innen werden streng vertraulich behandelt und nicht an Dritte – auch nicht an dieApothekerkammern–weitergegeben, sofern keine anderslautende Vereinbarung mit der Apotheke, z.B. im Rahmen einer Kostenübernahme, getroffen wurde. Die Zusendung der Unterlagen erfolgt ausschließlich über das elektronische Postfach im Online-Benutzerkonto der Apotheke. Alle Unterlagen stehen ein Jahr lang zum Ausdruck oder Download im Postfach bereit. Nach diesem Zeitpunkt ist bei einem Verlust eine erneute Ausstellung kostenpflichtigmöglich.
Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung erfolgt bei allen Premium-Teilnehmer:innen für alle im Abonnement gebuchten Ringversuche 14 Tage vor dem Datum des angekündigten Prüfungsbeginns bzw. des Kontrollprobenversandes des jeweiligen Ringversuches. Bei allen anderen Teilnehmenden erfolgt die Rechnungsstellung 14 Tage vor der Probeneinsendung (Rezeptur-RV / Kapsel-RV /Hygienemonitoring/ Pharmazeutisches Wasser) bzw. der Messwertabgabe (Blut-RV) und im Falle der WebSeminare vor dem angekündigten Seminartermin. Hat die Apotheke im vergangenen Jahr an einem Rezeptur- Ringversuch teilgenommen, entfällt die Gebühr für die Teilnahme am WebSeminar.
Die Rechnung wird in das elektronische Postfach im Online-Benutzerkonto eingestellt und gilt mit der Einstellung in das elektronische Postfach als zugegangen. Der Rechnungsbetrag wird den Teilnehmenden von den im Rahmen des SEPA-Lastschriftmandates angegebenen Konten nach Einstellen der Rechnung im elektronischen Postfach abgebucht. Sollte zwischen Anmeldung und Einstellen der Rechnung bzw. Einzug des Rechnungsbetrages das Lastschrift-Mandat widerrufen worden sein, ist die Rechnung auf das vom ZL genannte Konto sofort zur Zahlung fällig. Sollten dem ZL aufgrund des widerrufenen Lastschriftmandates Kosten entstanden sein, sind die Teilnehmer:innen verpflichtet, dem ZL diese Kosten zuerstatten.
Geraten dieTeilnehmer:innen mit der Zahlung des Betrages ganz oder teilweise in Verzug, sind sie zur Zahlung von Verzugszinsen in Höhe von 10 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verpflichtet.
Bei Nicht-Teilnahme am Ringversuch erfolgt keine Rückerstattung des eingezogenen Rechnungsbetrages.
Kündigung
Kündigungen sind ausschließlich über das Online-Benutzerkonto unter Einhaltung der gegebenen Fristen eigenständig zulässig. Die Kündigung der Premium-Teilnahme ist bis zum 30. November des laufenden Jahres für das darauffolgende Kalenderjahr möglich. Die Frist ist gewahrt, wenn bis zum 30. November die Kündigung über das Online-Benutzerkonto eingestellt wird, und zwar unabhängig von der Uhrzeit. Erfolgt die Kündigung bis zu dem genannten Zeitpunkt nicht, verlängert sich der Vertrag um ein Jahr. Kündigungen haben keinen Einfluss auf bereits gebuchte Teilnahmen an Ringversuchen; diese bleiben verbindlich und kostenpflichtig.Änderungen beim Abonnement sind ebenfalls bis zum 30. November des laufenden Jahres möglich. Geräteänderungen im Blut-Ringversuch können bis zum jeweiligen Anmeldeschluss vorgenommen werden.
Das ZL gewährt ein Sonderkündigungsrecht von 4 Wochen zum Monatsende im Falle der Schließung oder Verkauf der Apotheke ab dem Zeitpunkt der Schließung bzw. des Abschlusses des Kaufvertrages sowie im Todesfall der Apotheker:innen ab dem Zeitpunkt des Todes.
Das Recht auf außerordentliche Kündigung nach den gesetzlichen Vorschriften bleibt im Übrigen unberührt.
Datenschutzerklärung
Gemäß den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (Art.6 DSGVO) sind wir dazu aufgerufen, Ihre Einwilligung für die Speicherung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten (Name der Apotheke, Anschrift, Name des Apothekenleiters, Telefon, Fax, E-Mail) durch die ZL GmbH sowie deren Weitergabe an den Zentrallaboratorium Deutscher Apotheker e.V. (ZL e.V.) einzuholen. Auf Anfrage der zuständigen Apothekerkammer können dieser die personenbezogenen Daten (s.o.) der an dem Ringversuch teilnehmenden Apotheke mitgeteilt werden. Gegenüber der ZL GmbH sind Sie gemäß Art. 15 DSGVO jederzeit berechtigt, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und deren Korrektur, Löschung oder Sperrung einzufordern.
Des Weiteren ist der Widerruf Ihrer Einwilligung für die weitere zukünftige Nutzung Ihrer Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung. Weitere Informationen unter www.zlgmbh.com.
Änderungen von AGB
Das ZL ist berechtigt, diese AGB mit einer Frist von sechs Wochen im Voraus zu ändern. Die jeweilige Änderung wird das ZL Apotheker:innen per E-Mail oder schriftlich bekannt geben. Gleichzeitig werden die Apotheker:innen ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die jeweilige Änderung Gegenstand des zwischen den Vertragsparteien bestehenden Vertrages wird, wenn die Apotheker:innen dieser Änderung nicht innerhalb einer Frist von sechs Wochen ab Bekanntgabe der Änderung per E-Mail oder schriftlich widersprechen.
Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen unzulässig sein oder werden, so bleiben die Bestimmungen sowie das Rechtsgeschäft zwischen den Parteien im Übrigen wirksam.
Andere Vertragsbedingungen
Es gelten hinsichtlich der Vertragsbeziehungen zwischen den Parteien ausschließlich diese Bedingungen. Andere Bedingungen als diese, insbesondere Bedingungen der Vertragspartner:innen werden vom ZL nicht anerkannt.
Eschborn, 01.04.2023
